Réussir sa réunion du lundi matin, un enjeu de management

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Il s’agit sans doute de votre petit rituel de début de semaine. Que vous soyez manager ou collaborateur, la réunion d’équipe du lundi matin est souvent un passage obligé. Néanmoins pour éviter de tomber dans la « réunionite » que peut induire ce genre de rendez-vous routinier, il convient de ne pas le prendre à la légère. Comment réussir sa réunion du lundi matin ? Voici quelques conseils pour vous aider.

Ah le lundi matin… La semaine qui commence, le bureau qui retrouve son activité et les collègues qui racontent leur week-end. Une routine habituelle finalement, qui s’accompagne souvent d’une réunion d’équipe sur les coups de 10h. Nous avons tous connus des réunions pas forcément utiles ni bien préparées, qui n’avaient ni début ni fin et qui pouvaient miner la productivité et le moral pour le reste de la journée. Ce sont effectivement les risques de la réunion d’équipe du lundi matin, il convient donc absolument de les éviter.

Commençons déjà par considérer la réunion de lundi matin… Comme on devrait considérer n’importe quelle autre réunion, soit une réunion utile. « Comme pour toutes les réunions, il faut impérativement se poser la question de : ‘pourquoi je la convoque?’ », c’est ainsi que Baptiste Bénezet, Co-fondateur de teambox by Promance nous introduit le sujet. Il poursuit : « Pour celui qui l’organise, la préparation de cette réunion doit être soit sa dernière tâche de la semaine le vendredi soir, soit sa première le lundi matin à 8h ». La réussite de ce moment repose donc d’abord sur sa préparation et son organisation par le manager.

« Il ne faut pas perdre de vue que cette réunion doit être courte : 30 minutes maximum » nous indique Florence Caviglioli, Cheffe de projet chez Menway Carrières. Baptiste Bénezet ajoute : « il s’agit avant tout d’un moment de cadrage de la semaine. Cela passe par : les fiertés de la semaine passée et les priorités de celle qui débute. On peut donc y inclure du management visuel avec des tableaux et des indicateurs afin de valoriser les résultats de l’équipe ». Il s’agit donc de ne pas considérer la réunion du lundi matin comme un temps de collaboration, mais bien comme un point de lancement. Ainsi, il s’agit finalement d’un instant de motivation afin de « récupérer ses troupes à la sortie du week-end » comme nous le précise de nouveau Baptiste.

Un format dynamisant, la clé du succès

Dès lors, qui dit motivation dit forcément dynamisme. Pour Baptiste Bénezet, cela commence par le cadre, « je conseillerais personnellement de la faire debout voire même avec un café-croissant ». Il complète : « il faut que ce soit un instant fédérateur pour l’équipe, afin de les rendre fiers de ce qu’ils font au quotidien ». Il s’agit donc d’un véritable temps pour les collaborateurs d’un même bureau, qui doit valoriser chacun dans son travail, « cela peut notamment passer par une présentation tournante, avec une mise en valeur d’un projet abouti par semaine ».

Florence Caviglioli complète ainsi l’idée : « on peut également imaginer un instant thématique par semaine : succès du mois, actualité secteur, veille concurrentielle… En dédiant la présentation à un collaborateur différent à chaque fois ». Toujours selon elle : « réussir sa réunion du lundi matin repose sur l’implication de chaque collaborateur ». Elle précise : « même dans les tâches courantes d’une réunion, on peut fixer des rôles tournants : préparation de l’ordre du jour, prise en note du compte-rendu, un « gardien du temps » pour veiller à ne pas dépasser l’horaire prévu… Ainsi, chacun est impliqué sur une tâche et la réunion est dynamique ».

En conclusion, si cette réunion est réussie, son aspect routinier peut devenir une force. À la fois pour la motivation et le succès de votre équipe. Florence nous rappelle donc les fondamentaux : « il ne faut pas faire une réunion pour faire une réunion, l’utilité de celle du lundi matin est réelle ». Enfin, pour Baptiste Bénezet : « il faut finalement voir cette réunion comme le briefing du matin sur un chantier ». Chacun sait ce qu’il a à faire et où comment il doit avancer, pour bâtir vos prochains succès !

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