Réunions : et si on changeait de paradigme ?

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La réunion est un moment stratégique au sein des entreprises. Si celle du lundi matin en est un parfait exemple, il existe quantité de réunions différentes dans l’agenda des cadres et des salariés. Sont-elles toutes utiles ? On aurait tendance à dire que non. Comment distinguer une réunion utile d’une réunion que l’on pourrait éviter ? C’est tout l’enjeu d’un changement de paradigme qui semble vital pour éviter la réunionite. Comment rendre l’outil réunion efficace ? On fait le point pour vous.

Qui n’a jamais connu cette heure perdue en réunion ? Cette heure qui aurait pu être utilisée autrement avec des informations données que l’on avait déjà ou que l’on aurait pu avoir plus efficacement ? Une fois le tour de table terminé, de l’énergie précieuse a été utilisée et votre motivation pour accomplir vos tâches s’en fait sentir. Cette réunionite est un sentiment bien connu au point d’y avoir affublé ce néologisme. Mais ce terme cache de nombreuses réalités dont celle d’un sentiment profondément ancré d’inutilité.

En effet, selon le baromètre Wisembly-IFOP 2018 : si le temps passé en réunion dans l’année (27 jours) a augmenté par rapport à 2016 (+3 jours) et que le nombre de réunions par jour a également progressé de 3,5 et contre 3 sur la même période, celles-ci ne dénotent pas d’une plus grande efficacité. Et ce malgré les 11 minutes de moins par réunion selon le même baromètre.

Car c’est au niveau du sentiment d’utilité que cela continue de pêcher, en effet : 49% des cadres éprouvent des difficultés à s’exprimer en réunion. Celles-ci étant en effet mal organisées et ne permettant pas d’inclure les collaborateurs dans les décisions de l’entreprise. Un sentiment d’autant plus perceptible que 78% des cadres estiment que leur opinion n’est rarement, voire jamais, prise en compte par leur direction lors de prises de décisions importantes.

Changez de paradigme : privilégiez les réunions accompagnant le changement aux points de suivis !

Comment à la lumière de ces faits, redonner du sens à une réunion. Romain David, co-fondateur de Wisembly fait d’abord ce constat : « le développement du collaboratif fait que de plus en plus de gens travaillent aujourd’hui en équipe. Pour suivre les projets en équipe, l’outil réunion est utilisé sous forme de points de suivi des tâches en cours ». Il ajoute : « les changements stratégiques sont souvent communiqués par mails alors que les points de suivi sont souvent nombreux ». Face à cela, il prône un changement radical : « cela devrait être l’inverse ».

En effet, toujours selon Romain David : « les entreprises manquent souvent d’éducation à l’outil réunion. Or pour réunir les gens, il faut donner du sens et donc solliciter leur avis ». C’est ainsi que sa société Wisembly propose des outils en ce sens, notamment pour accompagner une réunion stratégique.

Il ajoute enfin, « le cadrage d’une réunion est essentiel, il faut se poser toutes les questions pour démontrer son utilité : quelles ressources je mobilise en terme de temps, en terme de personnes pour quel résultat final ». Et de conclure par : « il faut non-seulement que les participants à une réunion ressortent avec des informations, mais aussi avec le sentiment d’avoir été impliqué. C’est cela qui fait la pertinence de l’outil réunion ».

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