Comment rendre les réunions productives ?

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L’engagement dans les réunions est souvent faible, les sources de distraction sont nombreuses et l’impression de perdre son temps est un sentiment souvent partagé par les collaborateurs. Barco, spécialiste des technologies de visualisation numérique s’est penché sur le sujet afin de comprendre les faits et de mettre en avant des pistes d’amélioration.

Près du quart des personnes interrogées ont déclaré préférer se trouver ailleurs plutôt que dans une réunion.

Les réunions sont perçues comme inutiles car pour la plupart mal dirigées, mal orientées. La sensation de faire une réunion pour « faire une réunion » est omniprésente et les collaborateurs peinent à voir le but de ce temps utilisé sur leurs heures de travail.
39,4% ont également avoué avoir tendance à somnoler pendant ces réunions et ce chiffre est encore plus élevé dans certaines régions, notamment le Royaume-Uni où près de 50% des répondants avouent s’être déjà complément endormis.

100% des personnes travaillant dans le secteur des relations publiques consultent leur smartphone en réunion

43% des personnes interrogées utilisent leur smartphone pendant les réunions pour consulter leur e-mails, mais cela diffère selon les secteurs d’activités. Ils sont 100% à l’utiliser dans les relations publiques mais 50% chez les designers.
Malgré tout, 80% des interrogés pensent tout de même qu’il est impoli d’utiliser son smartphone en réunion.

Réunion et nourriture ?

26,2 des répondants français confessent participer à des réunions uniquement pour accéder à la nourriture gratuit. Au Royaume-Unis c’est plus de la moitié !

Quelles sont les pistes d’amélioration ?

Selon l’étude, afin de gagner en efficacité et obtenir l’engagement des collaborateurs, les orateurs doivent s’assurer que la technologie est bien opérationnelle, qu’il n’y ai pas de dysfonctionnement (Ex : le rétroprojecteur qui finalement ne fonctionne pas). Cela nécessite donc de prendre part du lieu en amont et de faire quelques tests avant que les participants arrivent.

La salle doit également être bien configurée dans un environnement agréable (par exemple mettre à disposition de la nourriture)

Enfin, une réunion se doit commencer à l’heure et limiter au maximum les interruptions pour qu’elle se finisse à l’heure souhaitée. Pour ce faire, il faut définir des objectifs précis autour d’un ordre du jour afin de s’y tenir.

 

 

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